Aprire uno studio di psicologia: guida a tappe e requisiti

2. Lo studio

È necessario tenere a mente che, anche in base al tipo di attività medica da svolgere all’interno dello studio è indispensabile pensarlo in luoghi agevoli ai pazienti, non troppo difficili da rintracciare e prestare attenzione alla logistica e alle concessioni edilizie.

2.1 La scelta della sede fisica

Step ulteriormente necessario è, quindi, scegliere la struttura fisica, cioè individuare una sede territoriale dove far nascere il proprio studio medico privato. In tal senso è utile prestare attenzione a:

• Tipologia di Struttura: è possibile optare per un immobile di proprietà, affitto o condiviso con altri professionisti sanitari (ad esempio, psicoterapeuti o medici)
• Conformità urbanistica e norme di sicurezza: lo studio deve rispettare i regolamenti urbanistici e le normative di sicurezza specifiche per le strutture sanitarie.

2.2 La fornitura e le attrezzature

Dopo aver scelto la sede del tuo studio medico, uno degli step più critici è assicurarsi che lo spazio sia attrezzato in modo adeguato sia dal punto di vista medico che gestionale. Ogni dettaglio è importante per garantire un ambiente professionale, sicuro e funzionale, rispondendo sia alle esigenze dei pazienti che ai requisiti normativi. Approfondiamo questi aspetti.

Le attrezzature mediche variano in base alla specializzazione del medico e al tipo di servizi offerti. La scelta degli strumenti non solo deve rispondere a criteri di qualità e affidabilità, ma anche rispettare le normative in vigore. Lo studio dello psicologo non richiede attrezzature mediche avanzate, ma è importante dotarlo di mobili confortevoli e adeguati alle sessioni di terapia (poltrone, divani, scrivanie). Deve essere presente una sala d'attesa accogliente e uno spazio che garantisca la privacy dei pazienti. In ogni caso, qualsiasi dispositivo medico deve essere conforme alle normative CE e regolarmente controllato e manutenuto per garantire sicurezza ed efficacia. È importante sottoporre le apparecchiature a verifiche periodiche da parte di tecnici certificati. Un'efficiente gestione dello studio medico richiede anche una serie di elementi legati all'organizzazione e al comfort, sia per il paziente che per il personale. La sala d’attesa deve essere confortevole e accogliente. È necessario dotarla di sedie o poltrone adeguate, tavolini, eventualmente materiale informativo come riviste, opuscoli o schermi con contenuti informativi. Inoltre, la sala d’attesa dovrebbe essere spaziosa e ben ventilata, rispettando i requisiti minimi di superficie (almeno 9 metri quadrati).

La reception rappresenta il punto di contatto con i pazienti. È consigliabile avere una scrivania attrezzata con computer, telefono e software per la gestione delle prenotazioni e della fatturazione. Il gestionale medico deve essere conforme alle normative sulla privacy (GDPR) e consentire l’archiviazione sicura dei dati sanitari.

Nella sala visite, oltre al lettino medico regolabile, sarà necessario avere una scrivania con sedie per le consultazioni e mobili per conservare strumenti, documenti e campioni. Il design dello studio deve consentire una buona mobilità e organizzazione, ottimizzando lo spazio per l'operatività.

 

Le norme igienico-sanitarie per uno studio medico sono fondamentali per garantire la salute e la sicurezza dei pazienti e del personale. Gli spazi devono essere progettati e attrezzati in conformità a specifiche normative nazionali e locali. Lo studio deve essere dotato di servizi igienici adeguati. I bagni devono avere una superficie minima di 2 metri quadrati e devono essere accessibili senza passare dalla sala visite. Devono essere presenti lavandini con acqua corrente, sapone liquido, asciugamani monouso o asciugatori elettrici per garantire la massima igiene. Gli ambienti devono essere ben ventilati, sia naturalmente che artificialmente, e avere un’illuminazione adeguata, sia per il comfort dei pazienti che per l'operatività del medico. L’altezza media dei locali deve essere di almeno 2,70 metri (2,40 metri per i bagni e 2,10 metri per i corridoi). Il personale medico deve disporre di mascherine, guanti e altri dispositivi di protezione individuale, secondo le norme vigenti. È fondamentale garantire che questi strumenti siano sempre disponibili e utilizzati correttamente.

Lo studio deve essere pulito e sanificato regolarmente. Per determinate aree, come la sala visite e i servizi igienici, è necessario adottare procedure di sanificazione specifiche e regolari, con l’utilizzo di prodotti disinfettanti certificati. Lo studio deve essere dotato di estintori, uscite di emergenza ben segnalate e un piano di evacuazione in caso di emergenze. Devono essere rispettate tutte le norme sulla sicurezza degli impianti elettrici e sull’igiene del lavoro.

Attrezzare uno studio medico non significa solo dotarsi di strumenti e dispositivi adeguati, ma anche rispettare un rigoroso insieme di normative igieniche, sanitarie e di sicurezza. Un ambiente adeguatamente attrezzato non solo migliora l'efficacia delle prestazioni mediche, ma garantisce anche la sicurezza dei pazienti e del personale, contribuendo alla costruzione di una reputazione professionale solida.

 

2.3 L’assicurazione professionale

L'assicurazione professionale per psicologi è un elemento fondamentale per esercitare la professione in modo sicuro e tutelato. Protegge il professionista da eventuali reclami o azioni legali che possono sorgere durante l'attività lavorativa. Dal 2013, con l'introduzione della legge n. 148/2011, è diventato obbligatorio per tutti i professionisti iscritti agli Ordini, tra cui gli psicologi, dotarsi di un'assicurazione per la responsabilità civile professionale. Questa legge è stata istituita per garantire sia la tutela del professionista sia la sicurezza dei pazienti.

La polizza di responsabilità civile professionale per psicologi copre diversi ambiti, tra cui:

- Errori professionali: protegge il professionista da richieste di risarcimento per errori, omissioni o negligenze commessi nello svolgimento delle attività professionali.

- Danni a terzi: copre eventuali danni fisici o psicologici causati ai pazienti durante le sedute di terapia o consulenza.

- Tutela legale: In caso di controversie o procedimenti legali, l'assicurazione copre le spese legali, incluse quelle per la difesa.

Quando si sceglie una polizza di responsabilità civile professionale, è importante prestare attenzione a diversi aspetti:

- Massimale: indica l'importo massimo che l'assicurazione è disposta a pagare in caso di sinistro. È importante scegliere un massimale adeguato al rischio potenziale, tenendo conto della gravità dei possibili danni.

- Retroattività: molte polizze offrono una copertura retroattiva, che protegge da richieste di risarcimento per fatti accaduti prima della stipula della polizza. Questo è essenziale per coprire eventi precedenti che potrebbero generare reclami in futuro.

- Postuma: la clausola di "postuma" estende la copertura anche dopo la cessazione dell’attività, proteggendo il professionista da reclami relativi a fatti avvenuti durante il periodo di esercizio ma sollevati successivamente.

 

Lo psicologo clinico potrebbe avere esigenze diverse rispetto a uno psicologo del lavoro o uno psicoterapeuta. Potrebbe essere utile sapere che un massimale più alto comporta un premio assicurativo più elevato. Gli psicologi con più anni di pratica potrebbero beneficiare di tariffe diverse rispetto ai neolaureati.

Oltre a rispettare gli obblighi di legge, avere una polizza di responsabilità civile professionale comporta numerosi vantaggi:

- Protezione finanziaria: in caso di contenziosi, le spese legali e i risarcimenti possono essere elevatissimi. La polizza fornisce una rete di sicurezza economica che protegge il patrimonio personale del medico.

- Tutela della reputazione professionale: oltre ai danni finanziari, un reclamo o una causa legale possono danneggiare gravemente la reputazione del medico. Avere un’assicurazione permette di affrontare questi problemi con l’assistenza di professionisti legali specializzati.

- Sicurezza per i pazienti: sapere che il medico è assicurato rappresenta un segnale di professionalità e affidabilità. Questo può rafforzare la fiducia nel medico e migliorare la relazione medico-paziente.

È consigliabile rivolgersi a compagnie assicurative specializzate nel settore medico, che possono offrire soluzioni su misura per la professione sanitaria, tenendo conto dei rischi specifici legati all’attività medica. Il costo della polizza varia in base a fattori come la specializzazione, il volume delle attività svolte e il livello di rischio associato. È importante confrontare diverse offerte e valutare il rapporto qualità-prezzo, senza sacrificare la copertura necessaria per risparmiare sui premi.

L'assicurazione per la responsabilità civile professionale è una protezione essenziale per chiunque eserciti la professione medica in regime libero-professionale. Oltre a rispettare i requisiti di legge, questa polizza offre un’importante tutela contro i rischi finanziari e legali legati all’esercizio della professione, garantendo al medico la possibilità di lavorare in sicurezza e serenità.

3. Le autorizzazioni sanitarie

Per aprire uno studio medico privato, è necessario ottenere le autorizzazioni sanitarie appropriate, che variano a seconda della regione o del comune in cui si trova lo studio e servono a garantire che lo studio medico rispetti le normative vigenti in materia di sicurezza, igiene e idoneità dei locali per l’erogazione di servizi sanitari.

La SCIA è uno dei passaggi burocratici essenziali per aprire uno studio medico e deve essere presentata al Comune in cui si intende aprire l’attività, serve a comunicare formalmente l'avvio dell’attività e a dichiarare che l'impresa è conforme a tutte le normative urbanistiche, edilizie e sanitarie vigenti.

La Segnalazione Certificata di Inizio Attività è un documento con il quale il titolare dello studio dichiara, sotto la propria responsabilità, di essere in regola con tutti i requisiti necessari per lo svolgimento dell'attività medica. Grazie a questo documento è possibile avviare l’attività immediatamente dopo la presentazione, ma il Comune ha il diritto di effettuare controlli a posteriori per verificare la veridicità delle dichiarazioni.

Nella SCIA, il medico deve indicare e documentare alcuni aspetti fondamentali, tra cui:

- Identificazione del locale quindi descrizione della sede dello studio, che deve essere conforme alle normative urbanistiche e igienico-sanitarie.

- Descrizione dell'attività tipo di servizi medici offerti e specifiche sui trattamenti eseguiti nello studio.

- Conformità alle normative di sicurezza, l’impianto elettrico e le altre strutture devono rispettare le normative di sicurezza (ad esempio, norme antincendio).

- Idoneità dei locali ovvero l’attestazione del rispetto delle condizioni igienico-sanitarie previste dalla legge.

Il Comune, una volta ricevuta la SCIA, può verificare in un secondo momento il rispetto di tutte le condizioni dichiarate.

Qualora il Comune rilevi che le dichiarazioni fatte nella SCIA sono false o che non siano stati rispettati i requisiti, lo studio medico potrebbe subire:

- Sanzioni amministrative.

- Sospensione o chiusura dell’attività.

- Azione penale in caso di dichiarazioni mendaci.

In aggiunta alla SCIA, alcune Regioni o Comuni possono richiedere ulteriori autorizzazioni specifiche per l’apertura di uno studio medico, soprattutto se lo studio esegue trattamenti o procedure di natura complessa o invasiva.

Se lo studio medico prevede di eseguire procedure diagnostiche o terapeutiche complesse, come interventi chirurgici minori o l’utilizzo di apparecchiature elettromedicali (come quelle radiologiche o che comportano rischi per la salute), sarà necessario richiedere autorizzazioni sanitarie aggiuntive. Queste sono regolate da normative regionali specifiche.

L’autorizzazione sanitaria verrà rilasciata solo dopo che le autorità avranno verificato il rispetto di tutti i requisiti richiesti. La tempistica e le modalità per l’ottenimento di tali autorizzazioni variano da regione a regione.

La legislazione regionale in materia sanitaria può differire da una Regione all’altra. Alcune regioni adottano regolamenti più stringenti per quanto riguarda l’apertura di studi medici, soprattutto per quelli che prevedono l’uso di apparecchiature ad alto rischio o trattamenti specialistici.

È fortemente consigliato, prima di avviare l’iter per l’apertura dello studio, consultare le autorità sanitarie locali, come l'ASL o l’Ordine degli Psicologi, per assicurarsi di essere a conoscenza di tutti i requisiti e le normative locali in materia.

L'ottenimento delle autorizzazioni sanitarie è un processo cruciale per aprire uno studio medico privato in Italia. Sebbene la SCIA rappresenti il requisito minimo per l'avvio dell'attività, studi che prevedono trattamenti complessi o procedure invasive devono rispettare regolamenti sanitari aggiuntivi, spesso stabiliti dalle Regioni o dai Comuni. Ogni medico che desidera avviare uno studio deve dunque informarsi accuratamente sulle normative locali e, se necessario, richiedere le autorizzazioni specifiche per garantire la sicurezza dei pazienti e il rispetto della legge.

4. La contrattualizzazione con il SSN

È possibile prevedere che il proprio studio medico privato operi in convenzione con il Servizio Sanitario Nazionale (SSN). Per questo, è necessario seguire un percorso di contrattualizzazione con l'Azienda Sanitaria Locale (ASL) competente. La convenzione con il SSN consente di offrire prestazioni sanitarie rimborsabili o coperte dal sistema sanitario pubblico, rendendo i servizi più accessibili ai pazienti che non dovranno sostenere l'intero costo delle prestazioni.

Questa possibilità presenta molti vantaggi, ma comporta anche obblighi e vincoli specifici che devono essere attentamente considerati.

La contrattualizzazione con il SSN è un accordo formale tra lo psicologo e l’Azienda Sanitaria Locale (ASL), attraverso il quale il professionista si impegna a fornire prestazioni mediche ai pazienti che fanno parte del sistema sanitario pubblico. In cambio, il SSN si fa carico, in tutto o in parte, delle spese legate a queste prestazioni, garantendo al medico un compenso regolamentato.

La contrattualizzazione con il Servizio Sanitario Nazionale (SSN) rappresenta un'opportunità per gli psicologi che desiderano offrire i propri servizi in convenzione, rendendoli più accessibili ai pazienti. Tuttavia, questo percorso richiede l'adempimento di una serie di requisiti e l'adeguamento a specifiche norme.

Gli psicologi possono offrire diversi tipi di servizi in convenzione con il SSN, tra cui:

• Supporto psicologico e psicoterapia: trattamenti individuali, di coppia o di gruppo per il supporto e la cura di vari disturbi psicologici;
• Valutazioni psicodiagnostiche del funzionamento psicologico e diagnosi di disturbi mentali;
• Interventi di prevenzione e promozione della salute, programmi rivolti alla prevenzione del disagio psicologico e alla promozione del benessere.

Per ogni psicologo è comunque importante conoscere le procedure e i requisiti per la contrattualizzazione con il SSN che possono variare da regione a regione, informarsi presso la propria ASL o l'Ordine degli Psicologi sulle normative locali.

Prima di intraprendere il percorso di contrattualizzazione, valutare attentamente i pro e i contro, considerando sia gli aspetti economici che quelli organizzativi. In alcuni casi, potrebbe essere vantaggioso creare sinergie con altri professionisti sanitari, come medici di base o psichiatri, per offrire un servizio integrato ai pazienti del SSN.

La procedura per stipulare un contratto con il SSN è piuttosto strutturata e richiede il rispetto di una serie di requisiti.

Il primo passo per ottenere la convenzione con il SSN è inoltrare una domanda di convenzione alla ASL competente per il territorio in cui si trova lo studio medico. La ASL valuterà se il medico e la struttura soddisfano i requisiti necessari per essere accreditati e fornire servizi in convenzione.

Per essere ammesso alla convenzione, lo studio medico deve rispettare una serie di requisiti relativi a:

- Standard di qualità: la struttura deve garantire un livello minimo di qualità per i servizi offerti, sia in termini di attrezzature che di competenze professionali;

- Conformità normativa: lo studio deve essere conforme alle normative igienico-sanitarie, di sicurezza e urbanistiche. Questo include anche la conformità agli standard previsti per l’accessibilità ai disabili;

- Personale qualificato: il personale dello studio deve essere abilitato e adeguatamente qualificato per le prestazioni sanitarie offerte;

- Rispetto dei protocolli del SSN: gli psicologi come i medici devono attenersi ai protocolli e alle linee guida cliniche imposte dal SSN per garantire uniformità nelle prestazioni sanitarie.

Una volta presentata la domanda, la ASL avvierà una procedura di valutazione. Questo processo prevede una verifica delle strutture e delle competenze del medico, per accertare che siano in linea con le richieste del SSN. In alcuni casi, la ASL potrà richiedere l'integrazione di documenti o ulteriori verifiche.

Se la domanda viene accettata, si procede alla stipula del contratto con il SSN, che regola i rapporti tra lo studio medico e il servizio pubblico. Il contratto stabilisce:

- Tipologie di prestazioni che il medico potrà offrire in convenzione;

- Tariffe e compensi che verranno riconosciuti dallo Stato per le prestazioni erogate;

- Obblighi e vincoli cui il medico dovrà attenersi, come la gestione delle liste d’attesa, la comunicazione con il SSN e il rispetto delle normative sulle prestazioni sanitarie.

Una volta stipulato il contratto con il SSN, il medico è soggetto a una serie di obblighi e vincoli che devono essere rispettati per poter operare in convenzione.

Gli studi medici convenzionati sono spesso soggetti a normative riguardanti la gestione delle liste d’attesa per le prestazioni offerte. Il medico dovrà assicurare che i pazienti vengano visitati entro tempi stabiliti, che possono variare in base alla tipologia della prestazione.

Le prestazioni fornite in convenzione non vengono pagate direttamente dai pazienti, ma vengono rimborsate dal SSN. Pertanto, il medico è obbligato a rispettare le procedure di fatturazione elettronica e rendicontazione previste dal sistema sanitario. Ciò include l’invio periodico di report sulle prestazioni fornite, in base ai quali la ASL emetterà i pagamenti. Il medico convenzionato con il SSN deve rispettare scrupolosamente le linee guida cliniche stabilite a livello nazionale. Queste linee guida regolano il tipo di trattamenti, le modalità di diagnosi e le cure che possono essere erogate in convenzione. L'obiettivo è garantire una standardizzazione delle cure e una maggiore sicurezza per i pazienti.

Lo studio convenzionato deve garantire la corretta gestione delle pratiche amministrative, come la raccolta delle prenotazioni tramite CUP (Centro Unico di Prenotazione) e la gestione dei ticket sanitari. Inoltre, il medico deve collaborare con le ASL per attività di verifica e controllo dell’appropriatezza delle prestazioni.

Operare in convenzione con il SSN offre diversi vantaggi per lo studio medico:

- Aumento del bacino di utenza: i pazienti che si rivolgono al SSN possono accedere ai servizi a costi ridotti o nulli, aumentando il flusso di pazienti;

- Garanzia di compensi regolari: il compenso per le prestazioni viene garantito dal sistema sanitario pubblico, riducendo il rischio di mancati pagamenti da parte dei pazienti;

- Accreditamento e riconoscimento: essere convenzionato con il SSN aumenta la credibilità dello studio medico, rendendolo una scelta affidabile per i pazienti.

Nonostante i vantaggi, ci sono anche alcuni vincoli legati alla convenzione con il SSN:

- Controlli stringenti: lo studio medico sarà soggetto a controlli periodici per verificare il rispetto delle normative e delle linee guida;

- Tariffe fisse: le tariffe per le prestazioni sanitarie sono stabilite dal SSN, e potrebbero essere inferiori rispetto ai compensi che un medico potrebbe ottenere in regime privato;

- Burocrazia: la gestione delle pratiche amministrative e delle fatture per il SSN richiede una notevole quantità di lavoro burocratico e l’utilizzo di software specifici.

5. Aspetti fiscali, previdenziali, Codice ATECO e altro

Come anticipato, tra gli obblighi fiscali a cui prestare massima attenzione, vi sono: l’apertura di Partita IVA per cui è obbligatorio aprire una partita IVA per la gestione fiscale dello studio; l’iscrizione all’ENPAP ed è necessario adempiere agli obblighi in materia di sicurezza sul lavoro, iscriversi e regolarizzare la posizione presso l’INAIL.

Per attrarre pazienti, è importante promuovere lo studio attraverso diverse strategie come ila creazione di un Sito Web e dei canali Social Media annessi: la creazione di un sito web professionale e la presenza sui social media possono aiutarti a raggiungere un pubblico più ampio. Fare vita relazione professionale e inserirsi in networking, partecipando a conferenze o distribuendo materiale promozionale può incrementare la visibilità del tuo studio.

Le normative per l'apertura di uno studio medico includono requisiti specifici per i locali. Ad esempio, va considerato che: la sala d’attesa deve essere di almeno 9 metri quadrati; la sala visite deve garantire la privacy del paziente e avere un lavandino con rubinetti removibili; i servizi igienici devono essere accessibili senza passare dalla sala visite e con una superficie minima di 2 metri quadrati.

Inoltre, la normativa tecnica è chiara e prevede che l’altezza media dei locali di almeno 2,70 metri e rispetto delle norme antincendio e igienico-sanitarie.

Per aprire uno studio privato da psicologo, è necessario selezionare il giusto Codice ATECO che per gli psicologi è 86.90.30.

Per evitare errori burocratici o amministrativi, è sempre consigliabile affidarsi a consulenti specializzati in ambito fiscale e normativo. Questo aiuterà a garantire una corretta gestione dello studio fin dall’inizio.