L'installazione di dispositivi di videosorveglianza in determinati luoghi, come negozi, banche, ospedali è spesso motivata dalla necessità di garantire la sicurezza, prevenire e reprimere atti illeciti. Tuttavia, l'adozione di tali dispositivi deve sempre essere conforme alle norme sulla privacy al fine di tutelare il diritto delle persone alla riservatezza e alla libertà. Pertanto, coloro che intendono utilizzare tali dispositivi sono tenuti ad attenersi a precise regole, a cominciare dall'affissione di un cartello che informi chiaramente gli individui che si accingono ad entrare in una zona sottoposta a riprese da una o più telecamere o alla somministrazione di un apposito documento in grado di informare il soggetto ripreso.
Di conseguenza, coloro che desiderano effettuare registrazioni per perseguire un interesse legittimo volto alla tutela di persone e proprietà da possibili aggressioni, furti, atti vandalici, sicurezza sul lavoro e altre eventualità simili, sebbene nella maggior parte dei casi siano esentati dall'obbligo di richiedere il consenso preventivo degli interessati, potrebbero certamente avere a necessità di informare puntualmente il soggetto interessato. Ciò che viene richiesto in primis è l'esposizione di un cartello ben visibile che indichi chiaramente la presenza di un sistema di videosorveglianza nell'area considerata, in subordine la somministrazione del documento definito: Informativa.
Tali presidi svolgono un ruolo fondamentale nell'informare le persone che si trovano nell'ambito sorvegliato, rendendo evidente che le registrazioni sono in corso e sono fondamentali per garantire la trasparenza e la consapevolezza degli individui presenti nell'area.
È importante sottolineare che l'omissione o la violazione di tale obbligo di esposizione del cartello ed in taluni casi dell’Informativa può comportare gravi conseguenze sotto forma di sanzioni amministrative. Queste sanzioni, in virtù delle normative vigenti, sono imposte per garantire il rispetto dei diritti fondamentali delle persone, nonché per promuovere un uso responsabile e adeguato dei sistemi di videosorveglianza.
Caratteristiche del documento
Il documento in questione illustra le caratteristiche essenziali che un avviso per la presenza di telecamere di sorveglianza dovrebbe possedere.
Prima di tutto, deve essere garantita l’informazione relativa alla presenza delle telecamere.
Inoltre, è fondamentale che ogni avviso riporti in modo chiaro e comprensibile l'obiettivo della videosorveglianza e le finalità per cui viene effettuata, come la protezione delle persone e dei beni.
Molto importante anche la resa delle informazioni relative al contatto del responsabile della sorveglianza, al fine di consentire alle persone interessate di richiedere ulteriori informazioni o esercitare i propri diritti in materia di privacy.
Infine, si raccomanda che l'avviso sia redatto in conformità alle leggi e normative vigenti sulla protezione dei dati personali e sulla privacy, assicurando un adeguato livello di trasparenza e rispetto dei diritti delle persone coinvolte.
Contenuto del documento
All’interno del contenuto vanno riportati:
- Il nome della società che gestisce la videosorveglianza;
- Finalità del trattamento;
- Dati raccolti;
- Periodo di conservazione;
- Elencazione dei diritti dell’interessato;
- Sottoscrizione e firma.
Modalità e termini
Non ci sono particolari modalità e termini da seguire, ma la comunicazione è preferibile sia resa in prima dell’accesso alla zona sottoposta a videosorveglianza.
Riferimenti normativi generici:
- GDPR Regolamento n. 2016/679
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